Планирование рабочего времени
Планирование, или структурирование времени для наиболее эффективного его использования при решении управленческих задач. Планирование может быть долго-, средне– и краткосрочным. Наиболее короткий срок – план рабочего дня.
Процесс планирования заключается в том, что называется содержание мероприятий, устанавливаются пути реализации, сроки и привлекаемые ресурсы, определяется результат, которого необходимо достичь. При всей индивидуализации планов есть общие правила планирования, которые следует знать и соблюдать.
Правила планировании рабочего времени:
- Перед планированием следует внимательно проанализировать результаты выполнения предыдущего плана. Надо учесть все ошибки как в планировании, так и в выполнении, предусмотреть меры по нейтрализации последствий допущенных ошибок.
- Каждый план должен быть выполнен в письменном виде и предусматривать отметки об исполнении. Это дисциплинирует менеджера и позволяет не упустить деталей.
- Необходимо устанавливать четкие временные рамки на выполнение каждого дела. Не следует охватывать планом всю продолжительность рабочего дня (недели). Практика показывает, что около 30% времени следует оставлять на непредвиденные дела и обстоятельства. В противном случае на выполнение плана просто не хватит времени.
- Планы должны быть реальными и действенными. Их важно состыковать с планами руководства коллег, подчиненных. При изменении обстоятельств следует адекватно и своевременно скорректировать планы.
- В каждом плане должен быть внутренний рейтинг дел по срочности и важности. Второстепенные дела руководителю целесообразно поручать подчиненным, оставив за собой лишь контроль. Можно делегировать вниз и важные, но не очень срочные дела.
Рекомендации по проведению рабочего дня
Начало рабочего дня:
- настроить себя на позитивное психологическое желание заниматься работой;
- уточнить план дня, сверив его с секретарем (помощником);
- заняться в первую очередь важными и срочными делами.
Основная часть рабочего дня:
- соблюдать размеренный темп, своевременно делать паузы для отдыха;
- обязательно завершать начатое, не оставляя недоделок и неясностей;
- избегать действий, вызывающих обратную реакцию или ломающих планы;
- контролировать время (регламент) и планы.
Завершение рабочего дня:
- подвести итог сделанного;
- уточнить план на следующий день;
- переключить мысли на отдых и нерабочие дела.
Руководителю не следует тратить на планирование работы более 1% своего времени. Практика показывает, что увеличение времени планирования неэффективно и нецелесообразно.
- Теории лидерства
- Природа лидерства
- Трудоголизм и профессиональные заболевания менеджера
- Рациональное использование рабочего времени
- Планирование времени
- Надежность и точность исполнения в работе менеджера
- Ответственность и риск менеджера за принимаемые решения
- Индивидуальный стиль руководства и деловая этика менеджера
- Подбор сотрудников
