Главная » Справочник » Управление таможенной деятельностью » Этапы процесса принятия решения

Этапы процесса принятия решения

1. Возникновение необходимости принятия решения, формирование поручения. Необходимость принятия решения может быть обусловлена следующими факторами: поручение руководства (инициативное, вызванное необходимостью реагирования на какую-либо информацию и др.); возникновение проблемной ситуации, требующей решения; инициатива исполнителя.

При этом, чем выше статус лица, которое будет принимать решение, тем больше промежуточных этапов согласования проекта документа, в котором формализовано соответствующее решение. Так, например, если решение должно быть принято Руководителем ФТС России, то лицами, согласующими указанный проект документа, являются: начальник функционального отдела, курирующий заместитель начальника структурного подразделения, начальник структурного подразделения, курирующий заместитель руководителя ФТС России.

2. Регистрация поручения в системах документационного обеспечения. В целях упорядочения процесса документационного оборота, обеспечения возможности контроля движения документа и сроков исполнения поручения и др. основная информация о документе вносится в электронные системы документационного обеспечения.

Указанное действие играет обеспечивающую роль, однако считаем целесообразным его отметить, так как на практике большинство действий, связанных с подготовкой документа, отражается в соответствующем программном средстве.

3. Проработка вопроса исполнителем. В процессе подготовки материалов, необходимых для принятия решения, важнейшее место занимает этап проработки вопроса конечным исполнителем. Указанное обусловлено в том числе тем, что исполнитель является экспертом в указанной области, который знает особенности ретроспективного (исторического) развития вопроса, проблемные «узкие места» и иные специфические аспекты, которые могут быть не известны руководящим лицам, обладающим статусом подписи.

При поступлении документа исполнителю он компетентно может дать заключение по следующим вопросам:

относится ли поручение к компетенции функционального отдела (хотя конечное решение по данному вопросу принимает лицо, сформировавшее поручение);
относится ли поручение к исключительной компетенции функционального отдела либо требует дополнительных запросов;
особенности выполнения поручения в условиях актуального состояния практической реализации проблемного вопроса.

4. Подготовка заключения по вопросу исполнителем для принятия решения. После получения всех необходимых материалов и детальной их проработки исполнитель подготавливает экспертное заключение по существу вопроса, с предложениями о возможных вариантах его решения.

5. Определение формы реализации решения. Лицо, уполномоченные принимать первичное промежуточное решение (изначально начальник функционального отдела), определяет форму реализации решения (письмо, докладная записка, устный доклад и др.).

6. Подготовка проекта документа исполнителем. После определения лицом, принимающим решение, формы его реализации исполнитель готовит проект соответствующего документа, который проходит установленную процедуру визирования.

7. Принятие окончательного решения – подписание документа (наложение резолюции). Окончательное решение принимает лицо, имеющее соответствующее право и статус подписи. Часто это то же лицо, которое сформировало изначальное поручение.

8. Присвоение документу регистрационного номера в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства, регистрация документа в системах документационного обеспечения. Следующий этап – направление документа адресату.

Указанные действия являются обеспечивающими, однако необходимы для фактического доведения принятого решения до лиц, к обязанностям которых относится его исполнение. Как правило, мероприятия по подготовке проекта решения, осуществляющиеся на уровне исполнитель – начальник функционального подразделения, являются основополагающими. А далее уже подготовленный проект решения одобряется вышестоящим руководством.

Предыдущая статья Этапы инновационного развития российской экономики

Статьи по теме